Aquesta pàgina intenta ser una guia pels organitzadors d’activitats (novells i experimentats). Aquesta és una llista de consells i no s’ha de prendre com una llista de regles. Pots enviar-nos qualsevol suggeriment que creguis que pot ser d’utilitat.
PER COMENÇAR
- Quan hauria de planificar l’activitat?
- L’hora de trobada és decisió teva, però hauries de tenir en compte el següent:
- Si proposes una hora de trobada molt d’hora en divendres (abans de les 18:00), hi haurà menys persones que puguin participar (però potser és això el que vols).
- Si la trobada és molt d’hora al matí, pot passar el mateix.
- Quan s’ha de fer l’activitat és decisió teva també, però:
- Si és una activitat d’un sol dia en diumenge, i hi aneu en cotxe, la tornada a Barcelona pot ser més complicada degut a les retencions de tràfic. Això és més freqüent quan fa bon temps. Per tant, és millor planificar en dissabte les activitats d’un sol dia.
- Si la sortida coincideix amb l’inici d’un cap de setmana llarg o d’un període de vacances, la sortida de Barcelona pot resultar llarga i complicada.
- Quan hauria de publicar-lo?
- Si publiques una activitat que es farà en una setmana o menys, pocs podran assistir-hi. Segurament molts ja tindran d’altres plans. El millor és publicar-lo de 4 a 6 setmanes abans.
- Si no demanaràs bestreta, n’hi ha prou amb que el publiquis 2 setmanes abans. D’aquesta manera hauràs de dedicar menys temps a la organització.
- La gent tendeix a canviar de plans amb força facilitat. Si planifiques amb més de 2 setmanes d’antelació és aconsellable que demanis una bestreta per augmentar el ratio d’assistents. S’ha de tenir en compte que aquesta gestió implica més feina.
- L’hora de trobada és decisió teva, però hauries de tenir en compte el següent:
- Escollir el lloc de trobada (Meeting Point)
El lloc de trobada s’ha d’escollir tenint en compte el transport que es farà servir:- Anireu en cotxe?
- Has d’escollir un lloc on es pugui aparcar fàcilment (per exemple Palau Reial).
- És un bon costum escollir un lloc que permeti sortir de la ciutat ràpidament. Serà més fàcil que ningú es perdi si els conductors poden arribar a una autopista o carretera principal ràpidament.
- Anireu caminant o en transport públic?
- Proposa un lloc que es pugui reconèixer fàcilment (una torre, una font,…)
- Evita la guixeta de venda de bitllets (si aneu en autobús o tren) i d’altres llocs on pugui haver-hi molta gent no relacionada amb l’activitat.
- Haig d’assignar cadascú a un cotxe?
- No, però és aconsellable fer-ho. Tothom se sentirà més còmode sabent amb antelació amb qui anirà i farà que tinguin menys dubtes a consultar-te.
- Si ho fas així, alguns podrien marxar abans (o més tard) i/o des d’un altre punt de trobada més pràctic (per ells) si es posen d’acord amb el conductor. Important: Si els conductors surten de llocs diferents, es corre el risc de que si un conductor falla, els seus passatgers no pugin anar en altres cotxes.
- Uns dies abans de l’activitat és aconsellable enviar un correu de confirmació pels assistents especificant els passatgers per cotxe. Això produeix una sensació de compromís i de vegades pot produir alguna baixa. En aquest cas, tenir la llista d’espera en Mode Manual t’ajudarà. Mira més endavant d’aquesta guia com gestionar la llista d’espera.
- Una altra idea és trobar-se allà on l’activitat comença. Per exemple, en comptes de trobar-se a Barcelona, us podrieu trobar al Monestir de Montserrat, on començareu la caminada. Amb aquesta opció:
- Si s’hi ha d’anar en cotxe, els conductors seran responsables de coordinar-se amb les persones que van al seu cotxe. Has d’assegurar-te que els conductors entenen aquesta circumstància i és obligatori assignar cadascú a un cotxe.
- Si s’hi ha d’anar en autobús o tren, cadascú es responsable de comprar el seu bitllet. Això farà més fàcil la teva vida.
- Anireu en cotxe?
- Quantes persones poden participar en una activitat?
- Quin és el màxim de persones que haurien de participar en una activitat?
- Els grups de més de 15-16 persones tendeixen a ser un grup de grups. Això significa que els participants interaccionaran amb un grup reduït de persones i no amb tothom. Si prefereixes una millor interactivitat és preferible planificar activitats amb no més de 20 persones.
- Si el que estàs planificant es una caminada complicada o alguna activitat amb un cert grau de risc, un grup amb més de 10-12 persones augmenta el risc inherent de l’activitat.
- Si ofereixes el teu cotxe per la sortida, al principi hauries d’obrir l’activitat només a 4-5 persones, i demanar als participants que afegeixin al seu comentari si vindran amb el seu cotxe.
- Cada vegada que un conductor s’afegeixi a l’activitat podràs modificar la quantitat de persones que poden participar en l’activitat.
- Si no tens cotxe, crea l’activitat amb només un espai (el teu).
- Quin és el màxim de persones que haurien de participar en una activitat?
- Les activitats a l’aire lliure comporten alguns riscos que no hauries d’ignorar:
Suggereix sempre als participants de la teva activitat tenir una assegurança o similar adequada a l’activitat que estàs organitzant. Tingues en compte que hi ha associacions, que ofereixen la possibilitat d’aconseguir les llicències federatives de muntanya (FEEC). - Descripció de l’activitat
- Intenta donar una descripció clara de l’activitat. Si la teva descripció és prou clara rebràs menys correus amb consultes i tindràs menys feina per contestar-los. Pots consultar aquesta activitat com a model.
- Promociona la teva activitat
Un cop has creat la teva activitat, Meetup ofereix la possibilitat d’enviar un correu a tots els membres del grup. Aprofita aquesta funció i escriu un correu explicant a tothom que estàs organitzant una activitat. D’aquesta manera més persones podran afegir-se i t’ho passaràs millor.- No és imprescindible fer ús d’aquesta funció immediatament després de la publicació de l’activitat, Meetup ens recordarà que tenim aquesta tasca pendent, permetent l’ús d’ella en qualsevol moment.
QUAN JA HAS PUBLICAT LA TEVA ACTIVITAT
- Gestionar la llista d’espera (waiting list): És obligatori l’ús d’una llista d’espera.
- Tancar una activitat:
Si optes per tancar una activitat, ningú més podrà afegir-s’hi i ningú rebrà correus informant que hi ha llocs disponibles:- Si vols gestionar la llista d’espera manualment, és una bona pràctica tancar l’activitat abans de canviar qui hi participa o no, i després d’haver fets els canvis, tornar a obrir l’activitat. D’aquesta manera evitaràs que s’enviin correus a tothom anunciant llocs lliures que en realitat no existeixen.
- També resulta una bona pràctica tancar una activitat (no permetre més reserves) 24 o 48 hores abans de l’hora de trobada perqué la gent no està constantment connectada. Si algú de la llista d’espera entra en un lloc lliure, és molt probable que no se n’assebenti i no assisteixi a l’activitat. En aquest cas l’organitzador no hauria de considerar-ho com No-Show.
- Es suggereix tancar l’activitat a noves reserves quan la llista d’espera és molt llarga (el total de persones interessades duplica el nombre màxim de persones previstes).
- 4. Quan quedin pocs dies per l’activitat i no s’hi vagi en cotxe podem configurar la llista d’espera en Mode Manual i reobrir l’activitat per, en cas d’alliberar-se algun espai, les persones interessades de la llista d’espera puguin apuntar-se.
- Gestionar els cotxes:
- Intenta conservar un lloc lliure a cada cotxe. Si assignes 4 persones per cotxe i un conductor està malalt o cancela per alguna altra raó, podràs assignar les persones del seu cotxe a la resta de vehicles. Tindran menys espai i el viatge no serà tan còmode, però és millor anar 5 persones en un cotxe que haver de quedar-se a casa.
- Si algú a la llista d’espera ofereix el seu cotxe, és una bona pràctica afegir-lo a l’activitat tot i que no sigui la primera persona de la llista. D’aquesta manera podràs tenir un cotxe de reserva en cas que algun conductor finalment no pugui venir, i podràs resoldre el problema fàcilment. Intenta sempre fer la teva vida més fàcil.
- Gestionar les tendes de campanya:
Pots aplicar les mateixes idees que per gestionar els cotxes. - Gestionar les bestretes de reserva:
- Si has de reservar un lloc per dormir, fer algun àpat o una empresa per l’activitat, no facis servir els teus diners o pots tenir sorpreses desagradables.
- També pots demanar una bestreta de reserva per augmentar el grau de participació a l’activitat (reduir els No-Shows), inclús si no has de reservar res. Podràs tornar la bestreta durant l’activitat o fer-la servir per pagar el combustible dels cotxes, etc. Recorda que no està permés treure cap profit del fet d’organitzar l’activitat. Aquest és un grup sense ànim de lucre.
- Tots els pagaments han de ser gestionats manualment. No estan permesos mitjans de pagament com Paypal o Amazon.
- Una bona pràctica és tenir un full d’Excel per registrar les peticions i els pagaments rebuts.
- Una altra bona pràctica és demanar quantitats diferents a cadascú, de manera que sigui fàcil reconéixer qui ha fet cada pagament. Normalment, modifico els cèntims de la quantitat i a l’activitat torno la diferència (per exemple, si la reserva és de 30 €, demano 30.01 a la primera persona, 30.02 a la segona i així successivament).